Читаем Применение ИКТ в ВУЗе полностью

2. система управления обучением обязательно должна включать в себя информацию о содержании индивидуального плана обучения каждого студента (т.е. сведения о количестве и продолжительности учебных дисциплин в разрезе каждого обучаемого). Данный пункт требуется для обеспечения управленческой полноты электронных журналов успеваемости, т.к. успешное освоение одинакового набора учебных дисциплин несколькими студентами одной группы еще не означает выполнения каждым из них собственной учебной программы, составленной индивидуально. Особенно актуальным данный пункт становится для «дисциплин по выбору» (факультативов) и сетевых форм обучения (когда освоение учебной программы происходит на базе нескольких кафедр ВУЗа или даже нескольких учебных заведений);

3. в локальных актах учебного заведения должна быть утверждена (легализована) система электронного документооборота, устанавливающая для определенных видов документов приоритетной электронную форму создания, хранения и обработки. В противном случае электронные журналы становятся вместо палочки-выручалочки – обузой для преподавателя, которому необходимо вести еще одну учетную форму: электронную параллельно с бумажной, т.е. выполнять двойную административную работу. Надо ли комментировать, что человеку свойственно стремиться всячески избегать лишней работы? Поэтому большинство попыток внедрения электронных журналов без выполнения этого пункта – заранее обречены на провал!

При выполнении трех вышеперечисленных условий открываются огромные возможности онлайн администрирования учебного процесса. Например, такие:

• мгновенное формирование аналитических данных о достигнутых учебных результатах в разрезе студента, учебной группы, учебной дисциплины или преподавателя за любой требуемый промежуток времени;

• автоматический допуск/ не допуск к аттестации обучаемого на основании учебной статистики, в том числе с учетом реальных и плановых сроков выполнения учебной программы;

• печать необходимых отчетных документов (например, экзаменационных ведомостей) – в тех случаях, когда документооборот не полностью переведен в электронную форму.

Объявления. Этот очевидный, на первый взгляд, вариант административной коммуникации с развитием ИКТ приобрел такое большое количество вариантов реализации, что требует отдельного внимания.

Объявления относительно важных моментов учебного процесса можно публиковать на электронных ресурсах учебного заведения, а также самих учебных групп, факультетов, кафедр. С развитием социальных сетей и интернет-коммуникаторов все чаще такими ресурсами выступают группы социальных сетей «Вконтакте», «Facebook», «WhatsUp», «Телеграмм» и другие. На второй план отходят рассылки важной информации по электронной почте и публикация объявлений на специальных форумах, т.к. большинство социальных сетей уже имеют в своем составе опцию рассылки почтовых уведомлений о появлении новой информации в группе, а также полностью поддерживают максимальный функционал форумов для всевозможных обсуждений.

При выборе способа оповещения о важных учебных событиях следует обязательно учитывать следующие важные факторы:

• полнота охвата целевой аудитории объявления: информацию должны получить все, кому она адресована;

• аутентификация источника информации в объявлении: адресаты должны понимать, от кого оно исходит;

• трудоемкость администрирования: дублировать, например, информацию для каждой группы факультета в нескольких социальных сетях весьма трудозатратно;

• актуальность информации: большой поток нецелевой информации, приходящей из разных источников (например, сайта кафедры, сайта университета, сайта факультета, одной или нескольких профильных групп в социальных сетях и т.д.) приводит к тому, что важная информация может быть потеряна или воспринята как спам;

• конфиденциальность информации: в объявлении может содержаться информация, не допускающая распространения по открытым каналам связи, секретная и т.п.;

• необходимость получения подтверждения о прочтении информации адресатом.

С развитием систем управления обучением в ВУЗах они становятся удобной площадкой для размещения объявлений, позволяющей оптимальным образом учесть все вышеперечисленные факторы и быть уверенным, что информация будет доведена до сведения всех, кому она предназначена и не попадет в спам или нежелательные руки.

В завершении рассмотрения административной функции ИКТ в ВУЗе следует отметить, что фактически данная функция обеспечивает полный перенос всех классических процессов работы деканата (как подразделения управления учебным процессом факультета) в электронную форму и подводит нас вплотную к понятию «электронный деканат».