Читаем Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса полностью

В памятке следует указать, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Одновременно следует непременно указать, что во избежание потерь для организации на налоговых вычетах по НДС, «подотчетник» должен иметь при себе обычную доверенность по форме № М-2. В этой же памятке должно быть записано, что поскольку применение товарных чеков приводит к излишней уплате организацией налогов, то бухгалтерия организации товарные чеки принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях, которые должны быть подробно изложены в прилагаемой в авансовому отчету служебной записке. В этой связи в памятке в качестве обязательного должна содержать требование о том, что приобретение товаров подтверждается накладной и счётом-фактурой с выделенным в них НДС. В памятке должно быть конкретно указано, что обобщенные группы приобретенных товарно-материальных ценностей (канцтовары, хозтовары, запчасти и др.) должны быть в обязательном порядке расшифрованы, а если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, то он должен быть составлен подотчетным лицом на отдельном листе и приложен к авансовому отчёту.

При отсутствии чека кассового аппарата бухгалтер не должен принимать ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой. В документе следует указать, что все нарушения бухгалтером установленного порядка – за его счет.

Вместо того, чтобы дискутировать на предмет является или нет кассовый чек оправдательным документам, для организации в данном случае проще и выгоднее придерживаться требований налоговых чиновников, сколь бы абсурдными они ни казались.

Для того, чтобы заранее предварить возможные вопросы со стороны налоговых чиновников не лишним будет разработать на основе показателей прошлых периодов (с учётом динамики, разумеется) и утвердить смету (сметный расчет) расходов по обеспечению хозяйственных нужд – т. е. расходы на канцтовары, хозтовары и т. п. Такой документ в случае необходимости в дальйнейшем может сыграть свою роль и на стадии разногласий с налоговым органом по результатам выездной налоговой проверки, и в суде.

Кстати, в указанной выше памятке обязательно должен быть записан размер лимита расчета наличными денежными средствами и одновременно сказано о том, что в случае его превышения возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафа руководителя организации и бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Определенные сложности могут возникнуть при работе нескольких подотчетных лиц с одним и тем же продавцом товара. В этом случае бухгалтерия должна быть готова к расшифровке оплаты по отдельным договорам. Можно, правда, применять сокращенные записи по счетам бухгалтерского учёта типа «Дебет счёта «Материалы» – Кредит счёта «Подотчётные лица» – бухгалтерская программа в этом случае не выдаст необходимой аналитики. Такое упрощение не наказуемо поскольку согласно последнему абзацу инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить её.

На практике нередко бывает целесообразным оставлять у работников в подотчете небольшие суммы денег на случай возникновения необходимости оформления авансового отчета по уже приобретенным за счет "иных" источников товарно-материальных ценностей – в этом случае в любой момент можно указать необходимые стоимостные показатели по строкам «получен аванс из кассы» и «перерасход». Фактически подобные авансовые отчеты, разумеется, оплачены за счет обналиченных денежных средств, суммы которых уже включены в состав себестоимость. Кстати, возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету следует использовать с достаточной осторожностью во избежание чрезмерного завышения себестоимости. Неплохо в этой связи создать видимость остатков материалов на складе.

Налоговые чиновники обязательно попытаются подотчетные денежные средства в крупных суммах истолковать в качестве выданного работнику беспроцентного займа. Причём если срок подотчета не установлен, то объявят его равным 1–3 дням и насчитают материальную выгоду от экономии на процентах, облагаемую налогом на доходы физических лиц (подп.1 п.1 ст.212 НК РФ). В такой ситуации немаловажную роль сыграет приказ о подотчетных лицах (с их перечнем, разумеется).

Следует также иметь в виду, что если работник уволился, не отчитавшись по подотчётным суммам, то налоговые чиновники требуют, чтобы такая сумма была включена в доход работника. Кроме того, организации придется сообщить в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме задолженности (п.5 ст.226 НК РФ), поскольку в противном случае возможно наложение штрафа по статье 123 НК РФ.