Читаем Статистики полностью

Решить эту проблему можно, только добившись роста статистики в подразделении, которое стало виновником падения. Но даже в этом случае статистика бухгалтера будет абсолютно справедливой – она будет показывать падение продукта, так как у бухгалтера фактически снизился объем производства. Тем не менее мы не рекомендуем привязывать заработную плату сотрудников к статистикам, по крайней мере в течение полугода с момента внедрения статистик. Сотрудникам и руководителям необходимо время, чтобы научиться полноценно использовать статистики.

Статистика не сможет дать сотруднику или его руководителям данные о том, почему произошло падение или рост, ее предназначение – отражать изменения в объеме произведенного продукта. Статистика – показатель, который сообщает, что в причинах изменений необходимо разобраться и предпринять какие-то действия.

Если сложно сформулировать статистику для какой-то области деятельности, необходимо прежде всего разобраться с продуктом и целью деятельности. После того как вы поймете продукт, сформулировать статистику не составит труда.

Возьмем, к примеру, заведующего складом. Его работа заключается в обеспечении сохранности материальных ценностей на складе, именно для этого существует склад. Причем завскладом – лицо материально ответственное. Если какие-то товары будут утрачены, он лично обязан компенсировать потери. А если это произошло по не зависящим от него обстоятельствам – порча, авария, кража со взломом и т.п., – этот факт должен быть подтвержден официальной комиссией и отражен в акте списания. Таким образом, продукт завскладом – ценность сохраненных на складе товаров.

Статистика завскладом – общая ценность сохраненных на складе товаров в соответствии с данными складского учета, подтвержденными первичными документами (накладные на получение и выдачу и акты списания) и результатами проверок. Если складской учет в порядке, еженедельно подсчитывать эту статистику легко и просто, она будет хорошо отражать произведенный продукт.

Тут может возникнуть вопрос: “А что если вдруг обнаружится, что по данным учета товар на складе есть, а фактически его нет?” Такая ситуация означает, что статистика ложная, – есть проблемы с учетом, требуется привести учет в порядок. Но то же самое может происходить и со статистикой любого другого работника.

Однажды мы обнаружили, что в одном из наших филиалов сотрудник, отвечавший за привлечение потенциальных клиентов на вебинары, чтобы “поднять статистику”, регистрировал на вебинары своих друзей – студентов. Делал он это в течение нескольких недель, прежде чем был разоблачен. Сотрудник был уволен, статистика – пересчитана, и руководителю филиала наконец-то стало понятно, почему при постоянном росте количества участников вебинаров доход компании не увеличивался.

Ложные статистики сводят с ума руководителей, недостоверные данные не дают возможности принимать правильные решения. Ведь в рассматриваемом случае вместо того, чтобы увеличить число потенциальных клиентов на вебинарах, руководитель пытался выжимать результаты из отдела продаж – усилия нескольких сотрудников компании были потрачены впустую.

Статистика должна быть сформулирована так, чтобы ее можно было проверить. И все статистики действительно необходимо регулярно проверять – это обязанность 3-го отдела. Подобно первичным документам в бухгалтерии (накладные, счета, акты и т.п.) в управленческом учете, частью которого являются статистики, также необходимо иметь точные “первичные документы”.

В примере со статистикой по участникам вебинара это должны быть записи в базе клиентов с регистрацией каждого участника. Описание такой статистики должно включать следующие данные: “фактические участники вебинаров (это можно проверить по данным программы для проведения вебинаров), участие которых было зарегистрировано в базе клиентов (можно проверить по записям в базе), которые являются руководителями или владельцами компаний (можно проверить также в базе клиентов)”. Ведь продуктом недобросовестного сотрудника являлось не просто “много участников вебинара”, а руководители или владельцы компаний на вебинаре.

При формулировании статистики вы должны помнить ее главное предназначение –  показывать фактически произведенный продукт, а не желание производить или потраченные усилия. Статистика не сможет раскрыть вам причины падения или роста. Она является лишь показателем, который свидетельствует о количественных изменениях результатов деятельности. И конечно, статистика должна быть сформулирована так, чтобы ее можно было проверить.