Деловое общение – сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, вызванный потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

О любом методе переговоров можно достаточно верно судить с помощью трех критериев:

• должен привести к разумному соглашению, если таковое возможно;

• должен быть эффективным;

• должен улучшить (или по крайней мере не испортить) отношения между сторонами.

В переговорном процессе значение имеет грамотное ведение не только деловой (особенно для людей, занятых бизнесом), но и протокольной стороны общения. Успех деятельности во многом зависит от того, насколько участники владеют искусством общения, знают общепринятые правила и нормы делового этикета, умеют вести переговоры. Высшей формой ведения переговоров являются личные переговоры партнеров.

Подготовка к переговорам

Зачастую кажется, что подготовка не имеет значения. Однако многолетний опыт подсказывает, что отсутствие подготовки весьма опасно. Откуда нам знать, что надо соглашаться, если у нас не будет под рукой каких-либо ориентиров для сравнения, чтобы оценить вырисовывающееся соглашение? Откуда нам знать, что пора уходить с переговоров, если у нас не будет ни малейшего понятия о том, насколько велики шансы добиться своего в каком-либо другом месте?

В процессе подготовки к переговорам выделяют внутреннюю и внешнюю подготовку.

Внутренняя подготовка включает:

• подготовку собственных целей;

• определение повестки дня;

• анализ целей партнера по переговорам;

• установление реальных полномочий участников переговоров;

• выявление общих интересов участников переговоров, которые принесут взаимную выгоду.

При подготовке к переговорам главным является постановка собственных целей. Постановка цели кажется делом достаточно ясным, простым и даже само собой разумеющимся, однако на практике это часто не удается.

Многие думают: «Я, конечно, знаю, что надо делать», – и позволяют поставить цель другому человеку, допуская тем самым серьезную ошибку. Правильная постановка цели переговоров представляет собой стратегическое решение.

Для любых переговоров нужно определить: «Чего я хочу добиться в процессе переговоров? Какого конкретного результата?»

Цель описывает конечный пункт переговоров, который необходимо достичь.

Формирование цели отвечает следующим критериям:

• цель должна быть зафиксирована письменно, должен быть установлен срок ее выполнения;

• должна быть реальной;

• должна быть приемлемой с экологической, технической, организационной и социальной точки зрения.

Определение повестки дня в дальнейшем станет основной линией переговоров. Нужно составить повестку дня для переговоров и положить ее на видном месте. Тем самым мы поступаем как партнер, который знает, чего он хочет, и хорошо подготовлен.

Внешняя подготовка к переговорам включает следующие вопросы.

1. Время начала, место проведения и продолжительность переговоров. Психологическое преимущество в переговорах имеет принимающая сторона. Поэтому небезразлично, на чьей территории они проходят.

Психологическим преимуществом обладают не инициаторы переговоров, а те, к кому обращаются с предложением о них. Поэтому время встречи следует предложить назвать партнерам. Договариваться о переговорах принято не менее чем за 2–3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. Стороны также договариваются о материалах, необходимых для проведения обсуждения, об итоговых документах или устных заявлениях. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеим сторонам.

2. Численность делегаций регулируется принципом равенства количества участников и согласовывается предварительно. Отклонение от правила паритета возможно ввиду обстоятельств, о которых необходимо уведомить партнеров. При этом нужно учитывать, что более многочисленная сторона будет иметь психологическое преимущество, поэтому следует избегать большой разницы в численности.

Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. Поэтому, если стоит вопрос о скорейшем заключении соглашения, уменьшают количество участников. Правда, при этом есть риск, что какие-то моменты в договоренности могут быть упущены. Нужно учесть еще и то, что переговоры с большим количеством участников чаще не приводят к обоюдному соглашению.

3. Подготовка помещения для переговоров. Переговоры проводятся в специально отведенном помещении. Перед каждым участником желательно поставить карточку, на которой указываются фамилия, имя и отчество, организация, которую он представляет. На столах следует разложить бумагу для записи и письменные принадлежности.

Если в переговорах участвуют три и более стороны, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или квадратного стола.