Функция Автозаполнение демонстрируется в видеолекциях, содержащихся в главе «Копирование, автозаполнение и удаление элементов на рабочем листе».

Редактирование данных

Данные в ячейках можно редактировать. Но редактирование ячеек имеет некоторые нюансы.

1. Введите в любую пустую ячейку текст.

2. Нажмите клавишу Enter, чтобы закончить ввод и передать фокус ввода следующей ячейке.

3. Снова выделите ячейку с текстом и попробуйте ввести какой-либо текст.

Обратите внимание, что текст, ранее содержавшийся в ячейке, был удален с вводом первого же символа нового текста. Таким образом происходит замещение данных в ячейке, то есть вам не нужно предварительно удалять из нее старые данные, чтобы ввести новые.

Однако иногда требуется не удалить старые данные из ячейки, а именно отредактировать их (исправить текст, заменить цифру, дату и т. д.). Это можно сделать двумя способами.

Первый способ

1. Выделите ячейку, содержащую данные. Обратите внимание на строку формул, в которой отображается содержимое вашей ячейки (текст, число, дата и т. д.).

2. Используя методы редактирования, принятые в любом текстовом редакторе, откорректируйте данные в строке формул (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Редактирование данных в строке формул

3. После завершения редактирования данных щелкните кнопкой мыши на любой ячейке листа. Данные в ячейке будут обновлены.

Второй способ

1. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на ячейке, которую нужно отредактировать. В ней появится текстовый курсор.

2. Используя методы редактирования текста, принятые в любом текстовом редакторе, откорректируйте содержимое ячейки (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Редактирование данных в ячейке

3. Нажмите клавишу Enter или щелкните кнопкой мыши на любой другой ячейке, чтобы завершить редактирование.

Кроме того, вы можете добавлять в ячейки данные из буфера обмена Windows. При этом нужно учитывать следующее.

• Если ячейка выделена, но в ней нет текстового курсора, данные из буфера обмена заменят содержимое ячейки.

• Если ячейка находится в режиме редактирования и содержит текстовый курсор, данные будут вставлены в позицию текстового курсора.

• Если вы вставляете данные из буфера в строку формул, то они появятся в месте расположения текстового курсора.

Типы, или форматы, данных

Данные в ячейках могут отличаться по типу. Важно понимать, что означает тип, или формат, данных, поскольку ошибочно форматированные ячейки могут вызывать погрешности и ошибки в вычислениях.

Подробнее об этой теме смотрите в видеолекциях, содержащихся в главе «Форматирование и защита рабочих листов».

Какие типы данных мы можем указать в ячейках?

• Текстовый. Это обычный текстовый формат, который носит информационный характер. Число также может быть указано в текстовом формате.

• Числовой. Для ввода числовых данных, которые будут участвовать в различных формулах и статистике, следует использовать именно этот формат. Число может быть положительным или отрицательным (в последнем случае перед числом ставится знак «минус»), а также дробным. Вы можете задать количество знаков после запятой, и программа будет округлять число до указанного вами предела.

• Денежный. Этот формат используют для ввода различных денежных величин. По умолчанию число округляется до двух знаков после запятой (до копеек), но это количество знаков можно изменить. Кроме того, в конце значения указывается валюта. По умолчанию добавляется обозначение валюты, используемое в Windows, то есть в русской версии к числу добавляется р.. Можно изменить это обозначение на любое другое (английский фунт, американский доллар, японская йена и т. д.). Конечный формат данных выглядит как, например, 1 200,00 р., причем р. программа вводит автоматически. Вам нужно указать только число.

• Финансовый. Такой же формат, что и денежный, но данные в столбцах выравниваются по разделителю целой и дробной части.

• Дата. В ячейках можно указывать даты в различных форматах, например 12.01.2007 или 12 января 2007 г. Причем вам достаточно ввести дату в формате 12/01/2007, а программа сама преобразует этот текст в выбранный вами формат. Даты могут участвовать в формулах. Например, если к дате 12/01/2007 добавить единицу, мы получим 13/01/2007.