Читаем Barbara Minto полностью

2. Вы должны экономно подбирать слова так, чтобы общая мысль была распределена между ними, но не потеряна. Многословие существенно разрушает логику восприятия, особенно если читатель должен сложить воедино, скажем, тридцать слов, чтобы схватить всю мысль в целом. По этому, если вы не уложились в дюжину слов в описании субъекта или предиката, поработайте еще.

3. Вы должны быть беспощадны, ограничивая число подчеркнутых строк, выражающих дедуктивную или индуктивную аргументацию. Многие иг норируют это требование и в итоге бездумно выделяют при помощи подчеркивания все мысли, не учитывая индуктивной или дедуктивной связи между ними. Вы должны помнить, что в дедуктивной цепочке аргументов не более четырех звеньев, а в индуктивном множестве - не бо лее пяти членов.

Если вы обнаружили, что превышаете этот предел, значит, группа перегружена и следует «переформатировать» мысли как компьютерную дискету, стерев с нее все лишнее.

Рис. 25

ОТРАЗИТЕ ГЛАВНУЮ МЫСЛЬ В НАЗВАНИИ ДОКУМЕНТА

Напишите параграф или чуть более, содержащий описание ситуации...

Напишите один параграф или что-то около того, содержащий проблему и вопрос, которые вырастают из этой ситуации. Иногда вопрос неявно подразумевается автором...

Изложите главное суждение. Если в документе больше семи параграфов, изложите утверждения, входящие в ключевую линию:

первое утверждение ключевой линии,

второе утверждение ключевой линии,

третье утверждение ключевой линии.

ПРИДУМАЙТЕ ЗАГОЛОВОК, ПРЕДВАРЯЮЩИЙ ПЕРВОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ КЛЮЧЕВОЙ ЛИНИИ

Напишите короткое вступление, указывающее направление развития мысли и ее отношение к главному тезису всего документа. И снова, если в разделе более семи параграфов, распределите мысли по приоритетам их важности, подчеркните все самое необходимое, а затем:

1. Пронумеруйте подчиненные суждения, подчеркните, определите для них

особое расстояние от левого края страницы, НАПИШИТЕ БОЛЬШИМИ

БУКВАМИ.

(1) Пометьте БОЛЬШИМИ БУКВАМИ, пронумеруйте цифрами в скобках, поставьте необходимые значки, подчеркните с учетом предыдущего подчеркивания и возможных подчеркиваний на нижних уровнях структуризации.

1. Если документ очень объемен, пронумеруйте без скобок, подчеркните с учетом важности и уместности мыслей на уровне ниже. ВЫДЕЛИТЕ следующий уровень иерархии жирной точкой, г первое слово - прописными буквами.

- ВЫДЕЛИТЕ знаком тире самый низкий уровень, прописными буквами только первое слово. Все эти процедуры наверняка понравятся читателю, однако до некоторой степени затрудняют работу автора, потому что потребуют терпеливой последовательной работы и соответствия строгим правилам.

Десятичная нумерация

Менеджеры многих компаний и большая часть чиновников государственных учреждений предпочитают заголовкам нумерацию. Она используется для сквозного структурирования документа. Некоторые обозначают цифрами каждый параграф. Этот подход имеет то преимущество, что на любую единичную мысль или рекомендацию можно легко и точно сослаться.

Однако изобилие номеров сбивает читателя, отвлекая его от содержания документа или раздела. Если вы все же решите воспользоваться нумерацией, возможно, самым мудрым вариантом будет ее сочетание с заголовками, а не полный отказ от них. Заголовки помогают читателю получить частичное представление об идеях, которые содержатся в документе. К тому же они способствуют запоминанию. По ним читатель быстрее найдет то, что ему нужно, даже через много дней после изучения документации.

К сказанному добавлю, что обычно мы легче воспринимаем комбинированное указание «см. в разделе 4.1 о доходах от производства...», чем сухую ссылку «см. в разделе 4.1...». В первом случае у нас сразу возникает определенное представление о содержании, во втором - мы вынуждены ориентироваться только на «географию».

На рис. 26 показано начало главы 5 замечательной книги Энтони Джея «Эффективная презентация» (в США она известна под названием «Новая риторика»), Это прекрасный пример комбинированного сочетания нумерации и заголовков.

Какую числовую систему следует использовать? Вот одна из самых распространенных:

I. Ни одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина 1. Другие животные убегают от опасности А. Собака остается

Б. Даже если это может привести к ее гибели.

Вот другая, возможно, более простая:

1. Ни одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина

1.1. Другие животные убегают от опасности

1.1.1. Собака остается

1.1.1.1. Даже если это может привести к ее гибели.

Эти примеры показывают, скорее, цифровую связь между нумерованными высказываниями, нежели действительную форму рассуждения. На рис. 23 указан похожий метод, которым можно воспользоваться при выделении логической структуры. Помните только, что не стоит нумеровать параграфы в Введении, в заключительных выводах, в переходах между разделами и во вступлениях в отдельные главы.

Рис. 26. Пример одновременного использования нумерации и заголовков

5. ПОДАЧА МАТЕРИАЛА И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕКСТА ПРЕЗЕНТАЦИИ